Shared Service: Kolaborasi Efektif untuk Efisiensi dan Kualitas Layanan yang Lebih Baik

Dalam dunia bisnis yang kompetitif, perusahaan perlu mencari cara untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas layanan mereka. Salah satu pendekatan yang telah terbukti sukses adalah melalui implementasi Shared Service. Dalam artikel ini, kita akan menjelaskan konsep Shared Service, membandingkannya dengan Internal Service dan External Service, mengungkapkan keuntungan dari Shared Service, serta memberikan panduan awal untuk membangun Shared Service dan Shared Service Unit dalam sebuah perusahaan korporasi atau holding company.

Shared Service: Kolaborasi Efektif dalam Organisasi

Shared Service adalah pendekatan di mana beberapa unit atau departemen dalam sebuah organisasi bekerja bersama untuk menyediakan layanan yang sama kepada seluruh organisasi. Ini berarti bahwa unit yang sebelumnya menyediakan layanan secara terpisah, seperti keuangan, sumber daya manusia, IT, atau logistik, digabungkan menjadi satu entitas tunggal yang bertanggung jawab untuk menyediakan layanan tersebut.

Perbedaan Shared Service dengan Internal Service dan External Service:

• Internal Service: Internal Service adalah model di mana departemen atau unit dalam satu organisasi menyediakan layanan untuk departemen atau unit lainnya dalam organisasi yang sama. Misalnya, departemen IT yang menyediakan layanan IT kepada departemen lain dalam perusahaan.
• External Service: External Service adalah model di mana perusahaan atau organisasi memperoleh layanan dari penyedia eksternal atau pihak ketiga. Misalnya, outsourcing layanan keuangan kepada perusahaan akuntansi eksternal.

Perbedaan utama Shared Service dengan Internal Service dan External Service adalah bahwa Shared Service melibatkan kolaborasi internal antar unit dalam organisasi, sementara Internal Service melibatkan departemen yang berbeda dalam satu organisasi, dan External Service melibatkan pihak ketiga atau penyedia layanan eksternal.

Keuntungan Shared Service:

• Efisiensi Operasional: Dengan menggabungkan layanan yang sama ke dalam satu entitas, perusahaan dapat menghindari duplikasi dan mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi melalui standarisasi proses dan penggunaan sumber daya yang optimal.
• Pengurangan Biaya: Dengan berbagi sumber daya dan overhead, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional secara signifikan. Hal ini terjadi karena biaya dibagi antara unit-unit yang menggunakan layanan tersebut, sehingga mengurangi beban biaya individual.
• Kualitas Layanan yang Lebih Baik: Shared Service memungkinkan perusahaan untuk menerapkan praktik terbaik dalam menyediakan layanan. Standarisasi proses, pemantauan kinerja yang konsisten, dan peningkatan fokus pada kepuasan pelanggan dapat meningkatkan kualitas layanan secara keseluruhan.
• Peningkatan Pengalaman Pelanggan: Dengan memusatkan dan menyediakan layanan yang konsisten, perusahaan dapat memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan membangun hubungan jangka panjang yang kuat.

Memulai Membangun Shared Service dan Shared Service Unit:

• Identifikasi dan Evaluasi Potensi Layanan: Identifikasi layanan yang dapat diintegrasikan ke dalam Shared Service, dan evaluasi potensinya berdasarkan kriteria seperti volume, kompleksitas, dan kebutuhan organisasi.
• Rencanakan Struktur dan Tata Kelola: Rancang struktur organisasi untuk Shared Service dan tentukan bagaimana akan dikelola, termasuk tanggung jawab, proses, dan sistem yang akan digunakan.
• Penyusunan Tim dan Sumber Daya: Bentuk tim yang kompeten dan berdedikasi untuk mengelola Shared Service. Pastikan memiliki sumber daya yang cukup, termasuk personel, teknologi, dan anggaran.
• Standarisasi Proses dan Prosedur: Standarisasi proses dan prosedur untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan. Buat pedoman dan panduan yang jelas bagi pengguna layanan internal.
• Pemantauan Kinerja dan Evaluasi Berkelanjutan: Tetapkan metrik kinerja yang jelas untuk mengukur keberhasilan Shared Service. Lakukan evaluasi rutin untuk mengidentifikasi peluang perbaikan dan peningkatan.

Dalam mengimplementasikan Shared Service, penting untuk melibatkan dan berkomunikasi dengan stakeholder yang relevan, termasuk unit bisnis, departemen fungsional, dan manajemen senior. Proses ini memerlukan kerja sama dan dukungan yang kuat dari seluruh organisasi.

Dengan membangun Shared Service, perusahaan dapat mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi, mengurangi biaya, meningkatkan kualitas layanan, dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik. Namun, perlu diingat bahwa implementasi Shared Service memerlukan perencanaan yang matang, pemantauan kinerja yang berkelanjutan, dan adaptasi yang tepat terhadap kebutuhan dan perubahan organisasi.